Strange | Strategy & Change
Advies bij strategie en verandering
 

Reconstructie op Locatie

Ik kreeg voor het eerst het idee tijdens een intakegesprek met een manager van een afdeling Kunstwerken. Hij vroeg me of ik een training wilde geven aan een groep mannen, die de hele dag buiten sleutelden aan bruggen en tunnels. Teambuilding, communicatieve vaardigheden, dat soort dingen. Ik dacht: “Buitenmensen… en dan in een zaaltje bij een gestudeerde dame een training volgen? Dat gaat ‘m niet worden!”

Mijn collega, Bert Slagmolen, vertelde me een paar dagen eerder over hoe de brandweer in de USA zogenaamde staff rides deed. Na een brand gingen de brandweermannen terug naar de locatie om samen stapje voor stapje terug te kijken naar wat er was gebeurd. Door een bepaalde manier van vragen en vertellen, beleefden ze opnieuw de brand en de keuzes die ze gemaakt hadden. Wat het extra bijzonder maakte, was dat het in de context van deze mannen plaatsvond én dat ze, ook na het terugkijken op een ‘verkeerde keuze’, weer als zelfverzekerde trotse brandweermannen de deur uit liepen. Ik dacht toen meteen: “Deze werkwijze kan ik ook toepasbaar maken voor de overheids- en non-profit organisaties waar ik adviseer”. Tijdens het intakegesprek bij Kunstwerken, viel het kwartje: “Hier ga ik die staff rides toepasbaar maken! Alles beter dan een zaaltje en flap-overs.”
Zonder precies te doorgronden wat het was, besloot ik het toepasbaar te maken en noemde het reconstructie op locatie (ROL). Ik ging met de mannen mee naar hun bruggen en tunnels en werkte samen met hen aan hun trots en passie: die bruggen en tunnels. Zonder terughoudendheid lieten ze me alles zien en bespraken ze ook situaties waarin het bijna mis ging. Het was okay, omdat het via hun passie ging.

bouwplaatje-tunnel

Wat is reconstructie op locatie?

Met een team van betrokkenen ga je (terug) naar een plek, een locatie, waar een bepaald incident of een bepaalde praktijksituatie wordt gereconstrueerd. Drie mensen, die vanuit drie perspectieven het incident hebben meegemaakt, worden bevraagd (‘blamefree’, dus zonder individuele personen te blameren). Vervolgens vertellen de bevragers elkaar de verhalen (chronologisch, in observaties) en wordt op die manier de situatie vanuit verschillende perspectieven gereconstrueerd. Ogenschijnlijk simpel, maar het effect is groot! Disfunctionele patronen worden namelijk zichtbaar. Nieuwe inzichten komen naar boven. Patronen die ‘in de muren zitten’, al jaren aanwezig zijn, blijken niet meer te volstaan en contraproductief of zelfs destructief te zijn.

Hoe klinkt dat in de praktijk?

(woningcorporatie) “….je denkt dat mensen in een project met elkaar wat doen. In de praktijk blijkt dat iedereen met zijn eigen dingen bezig is, dat er weinig verbinding is en dat ze allemaal eenzaam zijn. Met deze methode kwam dat boven tafel, zonder met een beschuldigende vinger te wijzen. We werden scherper en vroegen ons af: Wat vinden we eigenlijk echt belangrijk? Waarom doen we dit zo?”

(ziekenhuis) “We hadden nooit gedacht dat de verpleegkundigen er zo over dachten. We hebben het er eenvoudigweg nooit over gehad. Dat kwam niet in ons op. Door deze methode kregen we de gelegenheid om uit te leggen hoe we tot besluitvorming komen.”?“We pakken nu beter signalen, verborgen vragen, op. Als je nooit het gesprek voert, realiseer je je ook niet dat de vraag leeft.”

(theater) “Het effect was groot! Je zag de kwartjes vallen. Medewerkers zeiden: ‘Dat wist ik niet’ ‘Heeft dat gesprek ook plaatsgehad?’ ‘Heb je dat echt geprobeerd?’ Ze zagen ineens de zaken vanuit meerdere en ándere perspectieven. Er kwam mededogen én inzicht in de eigen rol.”

Reconstructie op locatie is een methode die heel dicht bij de praktijk van de werkende professionals ligt en bij het hart en de passie van hun werk. Daardoor krijgt je automatische toestemming om aan meer fundamentele dingen van het werk te komen. Mensen durven meer op zichzelf te reflecteren, kunnen zonder oordelen met anderen erover praten, durven zonder oordelen naar anderen te kijken en durven nieuwsgierig te zijn: ‘Hoe doet de ander dat nou?’ en ‘Hoe is dat anders dan de manier waarop ik het doe?’. Vooral bij technische bedrijven en onder de oudere generatie medewerkers zie je dat via de harde inhoud, de bruggen, de tunnels, ROL een mooie ingang is om het over softere dingen te hebben.

sherlock holmes-blog

For worse… and for better!

Ik zet het nu een aantal jaren in bij allerlei soorten bedrijven. Wat mij opvalt, is dat naast het inzicht bij medewerkers, bij directie een sense of urgency ontstaat, waarop ze tot actie overgaan. De reconstructie maakt namelijk pijnlijk duidelijk wáár hun visie en missie werkt en waar niet. Ze zien het letterlijk voor hun ogen: “We wisten wel dat het een bekend thema was, maar we zien nu in dat het echt nodig was om er meer aandacht aan te besteden.”, “We roepen al jaren dat we hierover afspraken hebben gemaakt. Nu snappen we waarom niemand er zich aan houdt”, “We willen al jaren dat medewerkers klantgerichter werken, nu zien we waarom het in de praktijk niet lukt”.

In de loop van de jaren heb ik de methode doorontwikkeld en telkens weer ontdek ik nieuwe ‘lagen’ van inzicht. Zo ‘werkt’ de reconstructie ook in de omgekeerde volgorde. Bedrijven zijn succesvoller als ze in staat zijn hun disfunctionele patronen te identificeren en te doorbreken. Als we kunnen onderzoeken hóe ze dat gedaan hebben, vinden we onvermoede sleutels voor succes!

Vicino is zo’n voorbeeld. Drie jaar geleden ben ik met collega’s met dit project in aanraking gekomen. Een fantastisch project en succesvol. We waren inmiddels benieuwd naar de succesfactoren en besloten de ‘Reconstructie Op Locatie’ methode in te zetten.

Details
Naar aanleiding van de wijzigingen in de financiering en de invoering van de functie van POH-GGZ heeft GGZ NHN in 2009 ervoor gekozen om het huidige aanbod aan huisartsen te verbreden en te verbeteren. Om dit realiseren is het concept eerstelijns psychische zorg Vicino ontwikkeld. Vicino betekent ‘dichtbij’. Deze naam is gekozen vanwege de doelstelling dat eerstelijnszorg dichtbij de patiënt wordt geleverd. Dit heeft geleid tot een intensief samenwerkingsverband tussen de huisartsenorganisaties HONK en HKN en GGZ NHN.

We kwamen erachter hoe een drietal mensen met lef tegen de disfunctionele patronen van een verzekeringsorganisatie, een GGZ organisatie en een huisartsenwereld in, toch resultaten boekten. Iedereen zat oorspronkelijk vast in de eigen redeneringen en definities. De man, die bij de zorgverzekeraar werkte, wist slim en praktisch door alle regels heen te fietsen op zo’n manier, dat geen van betrokken partijen er ‘last’ van hadden. Hij was keurig binnen de grenzen van de regels en wetten gebleven, maar had de grenzen van die regels en wetten ook opgezocht voor het goede doel; een eerstelijns zorgaanbod dat zowel besparing in tijd en geld als unieke zorg voor de patiënt oplevert. Op vergelijkbare wijze liepen ook een vrouw en een man bij de GGZ uit de pas en omzeilden daarmee keurig de disfunctionele patronen van de GGZ en de huisartsen. Zo behaalden zij succes, ondanks de aanwezigheid van de disfunctionele patronen in de zorgverzekeringswereld, de GGZ wereld en de huisartsenwereld!

bouwvakkers-grappig

Tot slot

Het pure observeren is vaak  lastiger is dan men denkt. De verleiding om direct te interpreteren is groot. Tijdens de reconstructie worden mensen zich daarvan bewust. Zij ontdekken hoe weinig nieuwsgierig ze zijn en doorvragen: “Wat bedoel je daar eigenlijk mee?”. Daarmee blijkt vaak alleen de inzet van de methode ‘Reconstructie Op Locatie’ een interventie op zich te zijn. De nieuwe inzichten en de bijbehorende emoties zijn dan al voldoende om de organisatie in beweging te krijgen.
ROL is een vernieuwende frisse manier om op onderzoek te gaan in organisaties, zowel voor fouten áls successen. We gaan er nog heel veel leren zonder te blameren!

Mijn vriendin wilde het uitmaken met mij.

Zij stuurde mij een officieel document van  een dergelijke strekking.

Ik bestudeerde dat document zorgvuldig en zag dat het een vormfout bevatte.

Ik maakte mijn vriendin op de vormfout in het document attent.

Zij gaf mij tandenknarsend gelijk en wij zijn nog steeds samen, gelukkig.

 

Jezelf opnieuw uitvinden

Er zal maar ‘communicatieadviseur’ op je kaartje staan. Dat is bijna …